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Briefpost scannen

Ab sofort machen Sie sich keinerlei Sorgen mehr über die tägliche Posteingangsbearbeitung. Wir empfangen ihre Briefpost und scannen diese für Sie ein. Ihre Briefpost steht Ihnen am Tag des Eingangs bereits online zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Durch unsere Dienstleistung, die in all unseren Paketen inbegriffen ist, sparen Sie noch mehr Zeit und können sich auf die wichtigen Kernprozesse Ihres Geschäftes kümmern. Testen Sie uns 4 Wochen lang unverbindlich und ohne Verpflichtung.

Posteingangsbearbeitung

Spare Sie sich Zeit bei der Bearbeitung Ihrer täglichen Briefpost. Sobald Ihre Post bei uns eintrifft, scannen wir diese und legen diese sofort in Ihr Archiv ab, sodass Sie taggleich die Post in Ihrem digitalen Ordner „Posteingang“ sehen können und weiter verarbeiten können. Nachdem die Post gescannt und digital abgelegt wurde, wird diese in den Sicherheitsbehälter Stufe 3 eingeworfen und ist für niemanden mehr in Papierform ersichtlich. Lediglich Sie haben noch Zugriff auf diese Dokumente.

Aus Ihrer Papierpost wird digitale Post

Wir scannen alle Ihre Briefe in 256bit Graustufen mit 300dpi ein. Falls Sie Ihre gesamte Post in Farbe haben möchten, so ist dies selbstverständlich kein Problem für uns. Wir möchten, das Sie zufrieden sind, denn dann sind wir es auch. Der komplette Brief wird revisionssicher und im PDF/A Format archiviert. Alle Dokumente können online angesehen, per Volltextsuche durchsucht oder heruntergeladen werden. Es wird eine hochwertige Software für die Texterkennung (OCR) eingesetzt, mit der Sie zu 99% immer das richtige Dokument finden.

Weiterleitung der originalen Briefsendungen

Es gibt ab und an wichtige Briefsendungen, die Sie im Original aufbewahren sollten wie z.B. Urkunden. Entscheiden Sie selbst, wann wir Ihnen die originalen Belege zukommen lassen sollen. Weiterhin verbleiben die eingescannten Dokumente im Archiv und können digital weiterverwendet werden.

Sichere Archivierung Ihrer Briefpost

Durch die digitale und sichere Aufbewahrung Ihrer Briefpost haben Sie unbegrenzte Aufbewahrung, auch bei längerer Abwesenheit. Sie entscheiden, ob wir diese für Sie lagern sollen oder zu vernichten. Der Kunde sind Sie und Sie entscheiden, was mit Ihrer Post gemacht werden soll.

Optionale Workflows

Wir haben optional einen weiteren Mehrwert für Sie: Das Wiedervorlage-Modul. Wir können jeden Brief, der bei uns eingeht, mit einer Wiedervorlage versehen, sodass Sie eine Benachrichtigung erhalten, das neue Post vorliegt und Sie diese noch bearbeiten müssen. Die Wiedervorlage bleibt so lange bestehen, bis Sie diese durchgeschaut haben. Sprechen Sie uns hierzu einfach an.

DSGVO konforme Vernichtung

Kostenfreie Entsorgung Ihrer Briefpost nach aktuellen Datenschutzrichtlinien und auf höchster Sicherheitsstufe 3. Ein Vernichtungszertifikat erhalten Sie in jedem Fall von uns.

Verbinden Sie Ihr E-Mail Postfach

Bei uns haben Sie den Vorteil, das wir Ihr E-Mail Postfach automatisch mit dem Archiv verbinden können. Damit garantieren wir Ihnen, das auch hier die Vorschriften der GoBD eingehalten werden. Eine reine Abspeicherung des Anhangs einer E-Mail reicht laut GoBD Vorschrift nicht aus. Sprechen Sie uns hierzu an.

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