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Dokumente scannen

Dokumente zu scannen gehört im Arbeitsalltag dazu. Dies ist keine Neuheit und im Zeitalter der Digitalisierung ein echter Mehrwert. Dokumente scannen Sie nicht ohne Grund ein, denn digitale Archive sorgen einerseits für das schnellere Auffinden von Dokumenten und entlasten die Büroräume durch ersparten Platz, da die originalen Dokumente vernichtet werden dürfen. Dafür müssen aber die Voraussetzungen stimmen. All dies bieten wir Ihnen aus einer Hand. Dokumente scannen, rechtssicher archivieren und die originalen Dokumente DSGVO-konform vernichten. Alles auf höchstem Sicherheitsniveau der Sicherheitsstufe 3. Ob ein Dokument aus einem Privathaushalt stammt oder es sich um Rechtsanwalts- oder Patientenakten handelt, behandeln wir jedes Dokument auf der höchsten Stufe des Datenschutzes.So gewährleisten wir, das Ihre Dokumente nicht in falsche Hände geraten und nur Sie Zugriff auf Ihre Dokumente haben.

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Ordner und Dokumente scannen

Sparen Sie wertvolle Zeit mit der Digitalisierung Ihrer Aktenordner und Dokumente. Unsere eingesetzte Software bietet Ihnen eine Volltextsuche an mit welcher Sie das richtige Dokument innerhalb weniger Sekunden griffbereit haben und sparen zudem wertvollen Platz mit unserer digitalen Archivierung Ihrer Dokumente.

Komplette Aktenordner und Dokumente als PDF/A scannen lassen

Sparen Sie Platz und Kosten in Ihrem Archiv oder Büro und lassen Sie uns alle Dokumente einscannen. Jede einzelne Datei wird mit die Texterkennung (OCR) durchsuchbar gemacht. Durch diese Technik kann jedes Dokument mit einer Volltextsuche durchsucht werden.

Buchhaltung automatisieren

Wir scannen jeden einzelnen Beleg aus Ihrem täglichen Betrieb. Dazu gehören unter anderem Kassenbelege, Ein- und Ausgangsbelege, Angebot und alle weiteren Dokumente, die Sie in Papierform vorliegen haben und nach der Aufbewahrungsfrist, aufbewahrt werden müssen. Durch die OCR Erkennung lassen sich Belege ganz einfach in Datev überspielen um die erforderlichen Buchungssätze dort zu erstellen

GoBD konform

Die GoBD schreibt vor, wie Geschäftsunterlagen in einem Betrieb archiviert werden müssen. Das digitalisieren Ihrer Dokumente ist zu 100% revisionssicher und GoBD konform. Dadurch entstehen Ihnen keinerlei rechtliche Nachteile und Sie erhalten die Sicherheit, das Ihre Dokumente nicht verloren oder beschädigt werden können. Ganz bequem alle Dokumente wiederfinden.

DSDVO konforme Vernichtung

Da Ihre Dokumente nach GoBD Vorschrift eingescannt und archiviert werden, werden Ihre originalen Dokumente in Papierform nicht mehr benötigt und können entsorgt werden. Dafür arbeiten wir mit einem zertifizierten Partner aus Nottuln-Appelhülsen zusammen. Dieser ist nur wenige Fahrminuten von uns entfernt, sodass wir eine zeitgerechte Vernichtung in Sicherheitsbehältern der Stufe 3 (höchste Stufe) veranlassen können.

Posteingangsbearbeitung

Spare Sie sich Zeit bei der Bearbeitung Ihrer täglichen Briefpost. Sobald Ihre Post bei uns eintrifft, scannen wir diese und legen diese sofort in Ihr Archiv ab, sodass Sie taggleich die Post in Ihrem digitalen Ordner „Posteingang“ sehen können und weiter verarbeiten können. Nachdem die Post gescannt und digital abgelegt wurde, wird diese in den Sicherheitsbehälter Stufe 3 eingeworfen und ist für niemanden mehr in Papierform ersichtlich. Lediglich Sie haben noch Zugriff auf diese Dokumente.

Aus Ihrer Papierpost wird digitale Post

Wir scannen alle Ihre Briefe in 256bit Graustufen mit 300dpi ein. Falls Sie Ihre gesamte Post in Farbe haben möchten, so ist dies selbstverständlich kein Problem für uns. Wir möchten, das Sie zufrieden sind, denn dann sind wir es auch. Der komplette Brief wird revisionssicher und im PDF/A Format archiviert. Alle Dokumente können online angesehen, per Volltextsuche durchsucht oder heruntergeladen werden. Es wird eine hochwertige Software für die Texterkennung (OCR) eingesetzt, mit der Sie zu 99% immer das richtige Dokument finden.

Weiterleitung der originalen Briefsendungen

Es gibt ab und an wichtige Briefsendungen, die Sie im Original aufbewahren sollten wie z.B. Urkunden. Entscheiden Sie selbst, wann wir Ihnen die originalen Belege zukommen lassen sollen. Weiterhin verbleiben die eingescannten Dokumente im Archiv und können digital weiterverwendet werden.

Sichere Archivierung Ihrer Briefpost

Durch die digitale und sichere Aufbewahrung Ihrer Briefpost haben Sie unbegrenzte Aufbewahrung, auch bei längerer Abwesenheit. Sie entscheiden, ob wir diese für Sie lagern sollen oder zu vernichten. Der Kunde sind Sie und Sie entscheiden, was mit Ihrer Post gemacht werden soll.

Optionale Workflows

Wir haben optional einen weiteren Mehrwert für Sie: Das Wiedervorlage-Modul. Wir können jeden Brief, der bei uns eingeht, mit einer Wiedervorlage versehen, sodass Sie eine Benachrichtigung erhalten, das neue Post vorliegt und Sie diese noch bearbeiten müssen. Die Wiedervorlage bleibt so lange bestehen, bis Sie diese durchgeschaut haben. Sprechen Sie uns hierzu einfach an.

DSGVO konforme Vernichtung

Kostenfreie Entsorgung Ihrer Briefpost nach aktuellen Datenschutzrichtlinien und auf höchster Sicherheitsstufe 3. Ein Vernichtungszertifikat erhalten Sie in jedem Fall von uns.

Verbinden Sie Ihr E-Mail Postfach

Bei uns haben Sie den Vorteil, das wir Ihr E-Mail Postfach automatisch mit dem Archiv verbinden können. Damit garantieren wir Ihnen, das auch hier die Vorschriften der GoBD eingehalten werden. Eine reine Abspeicherung des Anhangs einer E-Mail reicht laut GoBD Vorschrift nicht aus. Sprechen Sie uns hierzu an.

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